Damit Sie problemlos mit einer großen Anzahl von Positionen arbeiten können, haben wir eine neue Rechnungsstellung für Sie vorbereitet. Alle Änderungen werden automatisch berechnet und gespeichert, sodass Ihre unfertige Rechnung nicht verloren geht. Dies erleichtert Ihnen die Vorbereitung von Rechnungspositionen durch Massenbearbeitung. Das spart Ihnen zusätzlich Zeit. Gleichzeitig vergleicht die Rechnung den gemeldeten und den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag – Sie sehen auf einen Blick, wie viel abgezogen wurde. Bei Pauschalen wird der tatsächliche Satz der Abrechnung in der Pauschale berechnet. In der Rechnungs- und Anhangsvorschau sehen Sie die resultierende Rechnung vor der Ausstellung.
Nachfolgend finden Sie eine detailliertere Beschreibung aller Funktionen.
Filter
Wir haben die Filterfunktion hinzugefügt. Zur Verfügung stehen die Filter Name des Benutzers, Name des Falls, Rolle beim Ausweisen und Aktivität. So können Sie ganz einfach herausfinden, wie viele Stunden der Rechnung auf Partner entfallen. Der Hauptfilter (leer) ermöglicht die Volltextsuche.
Für weitere Suchkriterien verwenden Sie den Hauptfilter (leer). Nach dem Filtern werden Ihnen in der Informationsleiste die Summen der gefilterten Werte angezeigt.
Übersichtsleiste
Sie haben die Gesamtsummen immer übersichtlich an einem Ort. Sie sind grafisch übersichtlicher und bleiben immer oben auf dem Bildschirm, sodass Sie sehen, wie viele Stunden und wie viel Geld auf der Rechnung steht. Sie müssen nicht ständig nach oben und unten scrollen.
Auf dem Blatt finden Sie die Anzahl der gemeldeten Stunden. Diese Zahl ändert sich auch dann nicht, wenn Sie direkt auf dieser Seite einen Bericht hinzufügen.
Dann folgt die Summe der in Rechnung gestellten Stunden. Der Preis wird ebenfalls angezeigt. Dieser entspricht möglicherweise nicht der Anzahl der Stunden multipliziert mit dem Stundensatz, da hier auch Preise für Pauschalgruppen enthalten sind.
Massenbearbeitung
Ein weiterer Bestandteil der Übersichts-Informationsleiste sind Massenaktionen. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Arbeit mit einzelnen Rechnungspositionen. Sie müssen Aktionen nicht mehr separat mit Abrechnungen durchführen. Markieren Sie ausgewählte Positionen einfach, indem Sie mit der Maus über das Häkchen vor jeder Abrechnung oder für den gesamten Fall ziehen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Aktion aus. Beispielsweise können Sie eine Pauschale erstellen, mehrere Pauschalen zu einer zusammenfassen oder einfach eine vergessene Abrechnung hinzufügen. Massenaktionen können auf zwei Arten durchgeführt werden:
mit markierten Positionen
Gruppe erstellen
Hinzufügen/Verschieben zur Gruppe
Fall ändern
Zur Rechnung verschieben
Abschreiben
Zur Rechnungsstellung zurück
Zurückstellen & verschieben
Rechnung teilen
mit anderen (nicht markierten) Positionen.
Unmarkierte abschreiben
Unmarkierte zur Rechnungsstellung
Unmarkierte zurückstellen & verschieben
Um den Überblick über die Zahlen zu behalten, mit denen Sie Massenaktionen durchführen, nutzen Sie erneut die Informationsleiste. Nachdem Sie die Abrechnungen markiert haben, werden Ihnen zusätzlich zu den Summen auch die Summen der markierten Positionen (blaue Zahlen) angezeigt.
Kosten
Der Gesamtbetrag der in Rechnung gestellten Kosten wird in der Informationsleiste angezeigt. Er bleibt stets am Bildschirm fixiert, sodass Sie ihn jederzeit im Blick haben.
Um die Arbeit mit einzelnen Ausgaben zu vereinfachen, können Sie Massenbearbeitungen verwenden. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe, schreiben Sie ab oder geben Sie sie zurück.
Nachlass und Erhöhung
Um zu verhindern, dass das Modul „Nachlass und Erhöhung“ in Ihrer Arbeit angezeigt wird, ist es unterhalb der Seite in 2 Links versteckt.
Nach dem Klicken auf das Pluszeichen erscheinen drei Felder zur Eingabe von Nachlass-/Erhöhungsbetrag, Prozentsatz und Gesamtbetrag. Nach Eingabe eines Werts werden die beiden anderen automatisch neu berechnet. Wenn Sie den Nachlass/die Erhöhung abbrechen möchten, schließen Sie den Bereich einfach mit dem Kreuz am Zeilenende.
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Aufwandspauschale
Hier sehen Sie die Aufwandspauschale, die Sie für den Kunden festgelegt haben. Sie wird in einem separaten Bereich angezeigt und bei jeder Bearbeitung automatisch neu berechnet. Sie können den Rechnungstext ändern oder den Betrag prozentual oder durch Eingabe eines bestimmten Betrags anpassen.
Rechnungsvorschau und Rechnungsaktionen
Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre Rechnung beim Versand an Ihren Kunden aussieht, haben wir eine Vorschaufunktion hinzugefügt. Klicken Sie darauf, um ein PDF der bearbeiteten Rechnung und der Anhänge zu öffnen.
Zur besseren Orientierung: Hier sehen Sie, was mit Ihrer Rechnung passiert, wenn Sie die folgenden anderen Schaltflächen verwenden:
Stornieren und zur Rechnungsstellung zurückkehren
Alle Änderungen (z. B. das Anlegen von Pauschalen) an der Rechnung werden storniert. Alle Positionen kehren zur Seite „Zur Rechnungsstellung“ zurück.
Entwurf speichern und schließen
Dadurch wird das Fenster zur Bearbeitung von Rechnungspositionen geschlossen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sodass nichts verloren geht.
Speichern und zur Freigabe einreichen
Sie reichen die Rechnung zur Ausstellung an das Backoffice ein und sie wechselt vom Status „Vorbereitung der Rechnungsstellung“ in den Status „Bereits zur Rechnungsstellung“.
Weiter zur Ausstellung
Sie gelangen zum nächsten Schritt: Rechnungsinformationen bearbeiten.