Die Budgetierungsfunktion im SingleCase-System ermöglicht eine effiziente Verwaltung zukünftiger Abrechnungen, wenn Sie mit dem Kunden ein Gesamt- oder Teilbudget oder eine Preisobergrenze vereinbart haben.
Sie können als Nutzer ganz einfach neue Budgets hinzufügen, die dafür aufgewendete Zeit erfassen und verfolgen, wie weit Budgets von der Ausschöpfung entfernt sind. Die Funktion unterstützt außerdem die automatische Gruppierung von Einträgen bei der Rechnungsstellung und hilft Ihnen so, kundenfertige Rechnungsanhänge zu erstellen.
Budget-Setup
In den Einstellungen der einzelnen Fällen, für die Sie verantwortlich sind (z. B. als Manager oder Koordinator), können Sie im Abschnitt „
Informationen zur Abrechnung“ jetzt die Art der Abrechnung „Pro Budget“ auswählen (anstelle des standardmäßigen Stundensatzes nach Rolle).
Auf der rechten Seite sehen Sie die Budgetverwaltung. Sie können:
Ein oder mehrere Budgets hinzufügen (mit Namen und Preis/Obergrenze).
Bestehende Budgets mit dem Bleistiftsymbol als „Erledigt“ markieren (damit sie nicht mehr protokolliert werden können).
Ein Budget ohne Preis erstellen (z. B. für zusätzliche Arbeiten, laufende, nicht budgetierte Aktivitäten usw.).
Vergessen Sie nicht, die neue Abrechnungsart mit der Schaltfläche „Speichern“ unten rechts zu speichern.
Zeiterfassung – Budgetauswahl erforderlich
Sobald das erste Budget für eine Fallakte eingerichtet ist, müssen Nutzer bei der Zeiterfassung eine Aktivität auswählen. Anders als bei Standardfallakten steht keine allgemeine Liste (z. B. standardmäßig „Sonstige“) zur Verfügung, sondern nur die vordefinierten Budgets.
Bedenken Sie dies beim Einrichten von Budgets: Wenn Sie die Protokollierung außerhalb der festgelegten Budgets zulassen möchten, erstellen Sie ein spezielles Budget ohne Preis, beispielsweise „Laufende Arbeit am Fall“.
Zeiterfassung – Warnungen bei Budgeterschöpfung
Beim Eingeben einer Zeiterfassung erscheint eine Warnung, wenn das ausgewählte Budget fast erschöpft ist – direkt nach dem Wechsel zur entsprechenden Budgetaktivität. Orangefarbene Farbe zeigt an, dass das Budget sich dem Limit nähert, und Rot, wenn es bereits überschritten ist.
Budgetüberwachung auf der Seite „Zur Rechnungsstellung“
Bei budgetierten Fällen zeigen zusätzliche Zeilen den Budgetverbrauch an.
Der erste Betrag gibt den aktuellen Wert der erfassten Zeit für die Abrechnung zum Stundensatz an. Der zweite Betrag zeigt das verbleibende Budget an.
Budgets sind nach Status farblich gekennzeichnet:
Grün: Budget noch nicht ausgeschöpft
Orange: Bald ausgeschöpft (über 70 %)
Rot: Überschritten
Budgets ohne Obergrenze/Preis zeigen nur den aktuell erfassten Wert an.
Es werden nur Budgets mit mindestens einem Zeiteintrag angezeigt.
Laufende Budgetabrechnung
Wir haben auch Szenarien berücksichtigt, in denen ein Budget kontinuierlich abgerechnet wird. Auf der Seite „Zur Rechnungsstellung“ werden diese Fälle mit dem verbleibenden und dem ursprünglichen Budgetbetrag angezeigt.
Beispiel: Sie haben einen Einjahresvertrag mit einem öffentlichen Auftraggeber mit einer Preisobergrenze von EUR 120,000. Sie stellen monatlich etwas über EUR 10,000 CZK in Rechnung. Im Oktober zeigt die Seite ein verbleibendes Budget von EUR 12,000 an – was darauf hindeutet, dass die Obergrenze vor Jahresende überschritten werden könnte.
Rechnungsstellung
In der Rechnungsstellung werden Zeiterfassungen automatisch nach Budget gruppiert. Wenn für einen Fall mehrere Budgets verwendet werden, müssen Sie nicht raten, welche Einträge zu welcher Gruppe gehören.
Sie können weiterhin Einträge bearbeiten, abgerechnete Stunden erhöhen/verringern und Protokolle zwischen Budgets verschieben. Sie können sogar Stunden aus einem Budget entfernen und außerhalb des Budgets abrechnen. Das System berechnet die verbleibenden Budgetbeträge automatisch neu. Sie können diese direkt auf der Rechnungserstellungsseite überprüfen (das verbleibende Budget spiegelt dort den aktuellen Rechnungsstatus wider).
⚠️ Sie können automatisch erstellte Gruppen umbenennen, aber nicht löschen – es sei denn, Sie möchten die Einträge außerhalb des Budgets abrechnen.
💡 Abschließende Tipps
Budgets ohne Preisangabe ermöglichen die automatische Sortierung von Zeiterfassungen nach Kundenvertretern – das vereinfacht die Rechnungserstellung. Nutzer müssen den Namen des Kundenvertreters nicht manuell eingeben.
Keine Angst vor zeitlich begrenzten Budgets: Wenn ein Kunde einem Budget mit einer Gültigkeit von 12 Monaten zustimmt, geben Sie den Zeitraum im Budgetnamen an (z. B. „Budget Mai 2024 – April 2025“). Vergessen Sie nicht, das Budget am Ende als „Abgeschlossen“ zu markieren – eine automatische Deaktivierung erfolgt nicht.
Erstellen Sie ein Budget für „Zusatzarbeit“ (ebenfalls ohne Preisangabe), wenn Sie die Arbeit zwischen dem vereinbarten Umfang und allem, was darüber hinausgeht, aufteilen möchten. Das erspart Ihnen komplizierte Diskussionen, sobald das ursprüngliche Budget aufgebraucht ist.
Möchten Sie Ihren Kunden über das verbleibende Budget auf dem Laufenden halten? Sie können den Restbetrag aus dem Abschnitt „Nicht ausgegebene Budgetbeträge“ auf Bearbeitung von Rechnungspositionen Seite einfach in den Namen einer Rechnungsgruppe oder in eine Kundenübersicht kopieren.