Rechnungsbearbeiter sind ein nützliches Tool für die Rechnungsbearbeitung und die Zusammenarbeit. Diese Funktion ermöglicht Ihnen:
Ad-hoc-Zugriff auf die Rechnungserstellung gewähren: Sie können Nutzer zur Rechnungsbearbeitung einladen, die sonst keinen Zugriff darauf hätten. So können Sie beispielsweise einen Rechtsanwaltsfachangestellten bitten, Beschreibungen zu bearbeiten oder den Rechnungsbetrag mit einem anderen Anwalt abzustimmen.
Einfache Orientierung: Sie sehen, wann Ihre Aktion an der Rechnung erforderlich ist und wann die Änderungen auf jemand anderen warten.
Aufgabenverfolgung bei der Rechnungsbearbeitung: Sie können verfolgen, ob alle Beteiligten ihre Änderungen vorgenommen haben.
Welche Funktionen haben Bearbeiter auf einer Rechnung?
Bearbeiter können bei der Bearbeitung von Rechnungen sehr hilfreich sein. Sie können:
Leistungen und Kosten bearbeiten: Datum, Typ, Beschreibung, Abrechnungszeit, Benutzer und Preis ändern.
Mit Gruppen arbeiten: Leistungs- und Kostengruppen erstellen, umbenennen und löschen.
Abrechnungszeitraum ändern: Passen Sie den auf der Rechnung angezeigten Zeitraum an.
Berichte verschieben: Ermöglicht das effiziente Verschieben von Berichten zwischen Fällen.
Weitere Bearbeiter hinzufügen: Falls diese bei der Bearbeitung ihrer Aufgabe auf eine Situation stoßen, für deren Lösung sie nicht zuständig sind.
Bearbeiter-Einschränkungen:
Bearbeiter können eine Rechnung NICHT an den nächsten Status weitergeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung nicht ohne das Wissen der zuständigen Person zur Genehmigung oder Ausstellung weitergeleitet wird, sofern diese Funktion aktiviert ist.
Bearbeiter können außerdem die Ausführung angeforderter Änderungen für andere Bearbeiter nicht bestätigen oder abbrechen.
Hinweis: Wenn jemand Änderungen an der Abrechnung oder den Kosten vornimmt, zeigt das System an, wer die letzten Änderungen an der Abrechnung/Kosten vorgenommen hat und wann.
Wie füge ich Bearbeiter zu einer Rechnung hinzu?
Es gibt zwei Möglichkeiten, Bearbeiter zu einer Rechnung hinzuzufügen:
Über die Schaltfläche „+ Bearbeiter hinzufügen“: Öffnet ein Fenster zur Auswahl von Bearbeitern und Kommentaren. Der Kommentar dient zur Angabe der gewünschten Änderungen an der Rechnung. Nach der Bestätigung werden die Bearbeiter der Rechnung hinzugefügt und der Eintrag im Bereich „Kommentare“ angezeigt.
Markieren Sie einen Benutzer beim Schreiben eines Kommentars: Wenn Sie „@“ eingeben, zeigt SingleCase ein Menü mit Benutzernamen an. Das Menü verfügt über eine Hinweisfunktion: Beginnen Sie mit der Eingabe des Benutzernamens, um die Suche zu erleichtern. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als Editor hinzufügen möchten, und fügen Sie einen Kommentar hinzu.
Wie werden Bearbeiter benachrichtigt, wenn sie zu einer Rechnung und ihrer Aufgabe hinzugefügt werden?
Redakteure werden auf zwei Arten benachrichtigt:
E-Mail-Benachrichtigung: Nachdem sie zur Redakteursrolle hinzugefügt wurden, erhalten sie eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung und ggf. einer Beschreibung der Änderungen. Diese Benachrichtigung kann in den E-Mail- und Kalender-Einstellungen im Reiter „Notifikationen“ deaktiviert werden.
Orangefarbenes Kästchen auf der Startseite: Auf der Startseite wird einem als Bearbeiter einer Rechnung hinzugefügten Benutzer ein orangefarbenes Kästchen angezeigt, das einen schnellen Zugriff auf Rechnungen ermöglicht. Dieses Kästchen zeigt Rechnungen im Status „Rechnungsvorbereitung“ an, die vom Benutzer überprüft werden müssen. Das heißt, es müssen die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden. Nachdem die Überprüfung als abgeschlossen markiert wurde, wird die Rechnung automatisch aus dem orangefarbenen Kästchen entfernt. Rechnungen werden durch den Kundennamen und den Rechnungsbetrag dargestellt, sortiert vom höchsten zum niedrigsten Betrag. Wenn die Rechnung, in der der Benutzer markiert ist, einen Kommentar enthält, wird neben dem Kundennamen ein Kommentaricon angezeigt. Bewegen Sie den Cursor einfach über dieses icon, und ein Tooltip mit dem neuesten Kommentar wird angezeigt. Dies gewährleistet eine einfache Identifizierung der Rechnungen und einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen.
Wie bestätige ich, dass ich die gewünschten Änderungen vorgenommen habe?
Bearbeiter bestätigen ihre Änderungen, indem sie entweder auf den Link im orangefarbenen Feld neben dem Abschnitt „Bearbeiter“ klicken oder einfach auf ihr Icon in der Bearbeiterliste.
Hover mit dem Maus über das Icon
Oder in dem orangefarbigen Kasten bestätigen
Wie kann ich die Bestätigung angeforderter Änderungen stornieren?
Mit einem Klick auf das Bearbeiter-Symbol können Sie die Änderungen stornieren.
Diese Funktion wird am häufigsten von Rechnungsverantwortlichen genutzt, um Änderungen zur Nachbearbeitung zurückzusenden. Bearbeiter nutzen die Stornierung der Änderungsbestätigung beispielsweise, wenn sie einen Teil der Aufgabe vergessen haben und diesen ergänzen möchten.
Wie aktiviere ich die Bearbeiterfunktion für mein Büro?
Aktivieren Sie im Abschnitt „Rechnungsstellung“ Ihrer Unternehmenseinstellungen die Option „Redakteure zum Bearbeiten von Rechnungen einladen“.
