Liebe neue Nutzer, herzlich willkommen bei SingleCase!
Wir führen Sie nun in die Grundlagen der Arbeit mit SingleCase ein. Sollten Sie einmal nicht weiterkommen, können Sie uns jederzeit über den technischen Support-Chat unten rechts oder per E-Mail an support@singlecase.cz kontaktieren.
SingleCase-Startseite
Hier sehen Sie, ob Sie in den vergangenen Tagen Arbeiten gemeldet haben, welche Aufgaben und Fristen auf Sie warten und an welchen Dokumenten Sie zuletzt gearbeitet haben. Links in der schwarzen Spalte sehen Sie Ihre Dateien (die, an denen Sie aktiv sind) und Ihre Offices (die, an denen Sie nicht arbeiten, auf die Sie aber Zugriff haben).
1. Was Sie einrichten müssen, um SingleCase optimal zu nutzen
Um mit Dokumenten in SingleCase arbeiten zu können, müssen wir eine Verbindung zu Ihrem MS Office herstellen. D.h. wir müssen von ihnen wissen, und sie müssen von uns wissen.
Dazu benötigen Sie zwei Dinge: Die neueste Version unserer Desktop-Anwendung zu installieren. Entweder bitten Sie um Hilfe Ihren IT-Mitarbeiter - Danach finden Sie die App im Startmenü) oder Sie installieren sie selbst.
Sie können die Desktop-Anwendung aktivieren und SingleCase mit MS Office verbinden, indem Sie auf eine beliebige Datei in SingleCase doppelklicken.
2. Fälle suchen
In der linken Seitenleiste werden im Bereich „Meine Fälle“ alle Ihnen zugewiesenen Fälle angezeigt. Sie können nach dem Namen, Fallnummer, Namen des Klienten sowie ID-Nr. des Klienten oder Parteien suchen.
Unten in der Seitenleiste finden Sie den Bereich „Fälle der Kanzlei“. Hier finden Sie alle verbleibenden aktiven Fälle Ihres Büros, auf die Sie in Ihrer Rolle Zugriff haben. Sie können nach diesen Fällen genauso suchen wie nach Ihren eigenen Fällen.
Hinweis: Wenn Sie einen Fall nicht bearbeiten können, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie nicht dafür zuständig sind.
3. Dokumente hochladen
Möchten Sie Dokumente in SingleCase hochladen? Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
Drag & Drop – Sie können Dateien und Ordner einfach von Ihrem Desktop in SingleCase ziehen.
Uploader – Der SingleCase Uploader ist ein spezieller Tunnel zu SingleCase, der beim Öffnen des ersten Dokuments auf Ihrem Computer erstellt wird. Jede Datei in SingleCase hat einen eigenen Ordner. Ziehen Sie die Dokumente einfach hinein, und sie werden im Hintergrund genau dort hochgeladen, wo sie hingehören.
Explorer - Klicken Sie im Dateiordner auf die „Cloud“ Icon, um den klassischen Explorer zu öffnen und die hochzuladenden Dateien und Ordner auszuwählen.
4. Dokumentensuche
SingleCase bietet eine effektive Suche nach Dokumenten, E-Mails, Notizen und Aufgaben. Geben Sie einfach den Suchbegriff in das Suchfeld in der oberen Leiste ein und drücken Sie die Eingabetaste. Sie können die Ergebnisse in der erweiterten Suche nach Klienten, Fällen, Autoren und anderen Kriterien filtern.
5. Arbeiten mit Dokumenten
SingleCase verfügt über einen erweiterten Dateimanager, mit dem Sie schnell und effizient mit Klientendaten arbeiten können. Der Dateimanager ermöglicht das Öffnen von Dokumenten, die Bearbeitung von Versionen, den Versand von Dokumenten per E-Mail, das Wechseln zwischen Fällen und viele weitere Funktionen.
6. Berichte
Es gibt drei Möglichkeiten, in SingleCase Leistungen zu melden. Am einfachsten ist es, den + Button in der oberen Leiste neben dem Hauptmenü zu verwenden. SingleCase füllt die Details wie Aktivität/Fall oder Datum automatisch aus, Sie müssen nur noch Dauer und Beschreibung der Arbeit hinzufügen.
7. Arbeiten mit E-Mails
Jeder Fall enthält eine Seite „Posteingang“, auf der Sie E-Mails einfach per Drag & Drop aus Outlook verschieben können. Anhänge der verschobenen E-Mail werden automatisch im dazu erstellten Ordner für Post gespeichert.
Wenn Sie die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben, wird in Outlook ein SingleCase-Ordner mit Unterordnern angezeigt, der Ihren Dateien entspricht. Sie können Ihre E-Mails in Outlook dorthin verschieben, und sie werden automatisch in die entsprechende Datei hochgeladen.
Dokumente können einfach versendet werden, indem Sie sie im Dateimanager auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Absenden“ auswählen.
TIPP: Jeder Fall hat eine eigene E-Mail-Adresse, die Sie direkt in der Seite „Posteingang“ finden. Wenn Sie diese Adresse in die Kopie oder Blindkopie der gesendeten E-Mail einfügen, wird die Nachricht automatisch an SingleCase gesendet und Ihre Kollegen finden sie in der Datei.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit mit SingleCase. Und vergessen Sie nicht: Bei Problemen mit dem System schreiben Sie uns einfach im Chat. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Das SingleCase-Team