Dokumentversionen werden automatisch erstellt, wenn Sie Änderungen an einem in SingleCase hochgeladenen Dokument vornehmen und diese speichern. Sie können auch eine neue Version hochladen, wenn das Dokument außerhalb des Systems erstellt wurde. Ein Beispiel hierfür ist eine von einem Kunden gesendete Revision oder Sie haben an einem heruntergeladenen Dokument gearbeitet und möchten es zurückgeben.
Wo finden Sie Dokumentversionen?
Informationen zu Dokumentversionen finden Sie oberhalb der Dokumente, wo Sie diese direkt sehen. Dokumente werden auf dem Hauptbildschirm im Bereich „Zuletzt verwendete Dokumente“ angezeigt.
Oder unter einem bestimmten Projekt/Fall im Abschnitt „Dokumente“.
Sie können Versionen auf zwei Arten anzeigen:
a) Bewegen Sie den Mauszeiger auf dem Hauptbildschirm im Projekt/Fall über ein bestimmtes Dokument (nicht klicken!) und klicken Sie auf das Symbol „(i)“, das erscheint auf der rechten Seite dieser Zeile.
b) Klicken Sie im Projekt/Fall mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie im Menü „Versionsgeschichte und Informationen“ aus.
Dadurch werden die Details der Dokumente und Versionen geöffnet, in denen Sie weitere Vorgänge durchführen können.
In diesem Fenster können Sie:
Das Dokument direkt in MS Word Öffnen und dort Änderungen vornehmen.
Online bearbeiten direkt in Office über "Zusammenarbeit in Echtzeit"
Oder die Option „Sonstige Optionen“ auswählen
Unter "SONSTIGE OPTIONEN" finden Sie Optionen:
Link kopieren
Absenden
via Outlook senden
Herunterladen
Neue Version hochladen (z. B. Revision von dem Klienten)
Online bearbeiten
oder Umbenennen
Wenn Sie mit der Maus über die entsprechende Version fahren, werden Ihnen zusätzliche Funktionen angeboten. Sie können eine bestimmte Version des ausgewählten Dokuments herunterladen und das Dokument zu dieser Version zurückzusetzen
Versionen vergleichen
Die Anwendung ermöglicht Ihnen den Vergleich zweier Dokumentversionen. Wählen Sie die Option „Vergleichen“, bewegen Sie den Mauszeiger über die nächste Version, mit der Sie vergleichen möchten, und wählen Sie dieselbe Option.
Zum Vergleichen können Sie auch die Versionen direkt in die rechten Fenster ziehen.
Die Anwendung informiert Sie allgemein über Änderungen und ermöglicht Ihnen den Vergleich einzelner Dokumente über „Schneller Online-Vergleich“ oder direkt über „Mit MS Word vergleichen“.
Versionsbezeichnung
Bei der Auswahl von Varianten können Sie auch die Version angeben.
Dokument-Tags
Für zusätzliche Suchoptionen können Sie Ihr eigenes Dokument über die Schaltfläche „Tag hinzufügen“ taggen. Klicken Sie anschließend in das leere Feld, um eine Liste zu öffnen (diese Liste erstellen Sie unter „Mein Name“ -> „Einstellungen“ -> „Dokumente“ und speichern sie mit der Schaltfläche „HINZUFÜGEN“).
Hinzufügen eines Dokuments zu einem Anhang einer Aufgabe, eines Vorgehen oder einer Frist
Sie können ein Dokument direkt zu einer Aufgabe, einem Vorgehen oder einer Frist hinzufügen, indem Sie auf „ERSTELLEN“ klicken.
