SingleCase ermöglicht es Ihnen nun, nicht nur selbst an einem Dokument zu arbeiten, sondern auch andere Kollegen zur direkten Erstellung einzuladen. Hier ist eine kurze Anleitung dazu. Eine wichtige Erkenntnis: Beenden Sie die Zusammenarbeitfunktion niemals, wenn Sie sehen, dass andere Personen an dem Dokument arbeiten. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.
Bitte stellen Sie immer sicher, dass das Dokument, an dem Sie zusammenarbeiten möchten, keinen eingeschränkten Zugriff hat. Alle Benutzer, die an dem Dokument zusammenarbeiten möchten, müssen freien Zugriff direkt auf dieses Dokument auf einem Laufwerk/in Word haben. Die Zuweisung zu einer Datei reicht in diesem Fall nicht aus.
Wie öffnet man ein Dokument im Zusammenarbeitsmodus?
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, wird hierfür der Befehl „Zusammenarbeit in Echtzeit“ verwendet. Alternativ können Sie das neue Symbol mit den zwei Köpfen verwenden, das wir in der Dokumentzeile hinzugefügt haben.
Sie können die Zusammenarbeit auch aus den Dokumentdetails heraus starten; neben „Öffnen“ wurde eine zusätzliche Schaltfläche hinzugefügt.
oder in "Versionsgeschichte und Informationen"
An welchen Dokumentformaten kann ich mit mehreren Personen arbeiten?
Aktuell unterstützt es die Formate docx, xlsx, pptx und xlsm.
Wie lege ich fest, welche Personen in mein Dokument einbezogen werden sollen?
Wenn Sie auf den Aufruf zur Echtzeit-Zusammenarbeit klicken, können Sie bestimmte Personen auswählen und eine Notiz hinzufügen. Die ausgewählten Personen erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
Wenn Sie niemanden auswählen, klicken Sie einfach auf „Überspringen“. Das Dokument wird dann direkt geöffnet, ohne dass eine Einladung an Ihre Kollegen gesendet wird.
Alternativ können Sie Kollegen auch direkt in Word einladen:
Wie trete ich einem Dokument bei, zu dem mich ein Kollege eingeladen hat?
Sie haben drei Möglichkeiten.
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, die Sie erhalten haben.
Wenn Sie auf dem Dokument ein Symbol sehen, das anzeigt, dass es im Zusammenarbeitsmodus geöffnet ist, doppelklicken Sie einfach darauf. Das System bietet Ihnen dann die Möglichkeit, beizutreten. Sie können jederzeit beitreten, wenn Sie zu den Benutzern der Datei gehören.
Sie können sich auch mit denselben Schaltflächen, die die Zusammenarbeit starten, bei der Zusammenarbeit anmelden – indem Sie auf das Symbol mit den zwei Köpfen klicken, mit der rechten Maustaste klicken oder über die Dokumentdetails.
Wie funktioniert die Dokumentbearbeitung, wenn mehrere Personen teilnehmen?
In Word/Excel/PowerPoint wird jede Änderung automatisch gespeichert. Außerdem können Sie die Änderungen anderer Benutzer live verfolgen.
Hier finden Sie auch einen detaillierteren Versionsverlauf während einer offenen Zusammenarbeit und können Versionen vergleichen (vom Beginn der Zusammenarbeit in Echtzeit in SingleCase bis zu ihrer Beendigung in SingleCase).
Sie können sehen, welche Benutzer das Dokument mit Ihnen geöffnet haben. Im Hintergrund werden alle Änderungen alle 15 Minuten mit SC synchronisiert, um eine endgültige Version zu erhalten.
Wie beende ich die Zusammenarbeit?
Achtung! Das Schließen des Dokuments beendet nicht den Zusammenarbeitsmodus, sondern nur Ihre Teilnahme.
Wenn Sie das Dokument für andere schließen möchten, müssen Sie dies in SingleCase tun – entweder durch Rechtsklick und Auswahl von „Zusammenarbeitsmodus beenden“ oder durch Klicken auf die Schaltfläche oben rechts in den Dokumentdetails.
Ich möchte die Zusammenarbeit beenden, aber jemand arbeitet noch an dem Dokument. Was soll ich tun?
Wenn jemand das Dokument noch geöffnet hat, werden Sie benachrichtigt, wenn Sie versuchen, die Zusammenarbeit zu beenden.
Öffnen Sie in diesem Fall das Dokument, sehen Sie, wer es bearbeitet, und kontaktieren Sie die Person. Wenn Sie diesen Schritt überspringen und die Zusammenarbeit beenden, riskieren Sie, alle Bearbeitungen und Änderungen der Benutzer zu verlieren, die noch an dem Dokument arbeiten.
Was passiert, wenn jemand die Zusammenarbeit beendet, während ich noch am Dokument arbeite?
Achten Sie darauf. Wenn ein Kollege die Zusammenarbeit in Eile oder versehentlich beendet, während Sie noch am Dokument arbeiten, und Sie nicht benachrichtigt, erkennen Sie dies daran: Das Dokument fragt Sie, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Das bedeutet, dass die Verbindung zur Originalversion verloren gegangen ist, da Sie effektiv aus dem Dokument ausgeschlossen wurden. Sie müssen das Dokument dann auf Ihrem Computer speichern und als neue Version selbst in SingleCase hochladen.
Wir haben das Dokument mit mehreren Personen erstellt. Wer wird als Autor aufgeführt?
Der Autor ist der Benutzer, der die letzte Änderung am Dokument vorgenommen hat, bevor die Echtzeit-Zusammenarbeit beendet wurde. Die so erstellte Dokumentversion wird automatisch mit dem Label „Zusammenarbeit“ versehen, sodass Sie im Nachhinein wissen, dass wahrscheinlich mehrere Personen an dieser Version gearbeitet haben.
Wir haben vergessen, den Zusammenarbeitsmodus zu schließen. Was können wir tun?
Nichts passiert. Wenn Sie vergessen, den Zusammenarbeitsmodus zu schließen, schließt sich die geöffnete Echtzeit-Zusammenarbeit nach sieben Tagen automatisch, wenn keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden.
Sie haben Ihr OneDrive geöffnet und sehen den Ordner „SingleCase Co-Authoring“ und die darin enthaltenen Dateien.
In diesem Ordner werden die Dateien gespeichert, für die Sie den Echtzeit-Zusammenarbeitsmodus aktivieren. Anders ausgedrückt: Die erste Person, die die Echtzeit-Zusammenarbeit an einer Version des Dokuments öffnet, erhält die neueste Version des Dokuments in ihrem Ordner „SingleCase Co-Authoring“ auf OneDrive. In diesem Dokument werden die Änderungen aller Benutzer gespeichert, die der Echtzeit-Zusammenarbeit an diesem Dokument beitreten. Nachdem Sie den Kollaborationsmodus beendet und Ihre letzten Änderungen in SingleCase hochgeladen haben, wird die Datei im SingleCase-Co-Authoring-Ordner in den Papierkorb verschoben, um Speicherplatz zu sparen.
Bitte löschen, verschieben oder benennen Sie keine Dateien im SingleCase-Co-Authoring-Ordner auf Ihrem OneDrive um. Die aktuell geöffnete Echtzeit-Zusammenarbeit an dieser Version des Dokuments funktioniert dann weder für Sie noch für Ihre Kollegen.