Im Rahmen einer tieferen Integration mit Microsoft-Tools unterstützen wir auch regelmäßige wöchentliche Backups auf SharePoint (Einstellungen - Backup):
Ihre Vorteile:
Automatische Sicherung von Dokumenten und Metadaten in einer Umgebung außerhalb von SingleCase
Lesbare Sicherung von Dokumenten in der Ordnerstruktur (Klient -> Fall -> Ordner und Unterordner des Falls)
Sicherung von Dokumentversionen, d. h. die Sicherung enthält auch zukünftige Dokumentänderungen.
Die Möglichkeit der einfachen Synchronisierung der Sicherung mit der lokalen Umgebung dank OneDrive (einschließlich Speziallösungen wie z.B. Synology).
Erhöhter Schutz vor Ausfällen bei uns als Anbieter oder unseren Lieferanten (Amazon AWS).
Die reguläre Sicherungsfunktion wird gemäß unserer Preisliste berechnet, die Sie auch unter „Einstellungen“ -> „Backup“ finden.
Alternativ können Sie eine manuelle Sicherung jederzeit kostenlos unter „Einstellungen“ -> „Backup“ anfordern.
So aktivieren Sie regelmäßige Backups
In der SingleCase-Administration unter „Einstellungen“ > „Backup“. Bitte folgen Sie unseren detaillierten Anweisungen.
Was ist im Backup enthalten?
Im Backup finden Sie alle Dokumente aus Dateien, sortiert nach Kunden, Fällen und Unterordnern. Die Dokumente werden nicht in ein ZIP-Archiv gepackt, sodass sie sofort einsatzbereit sind.
Darüber hinaus finden Sie Metadaten, d. h. Excel-Tabellen mit exportierten Kunden, Fällen, Leistungen, Sätzen, Kosten, E-Mails bzw. Post, Rechnungen und mehr (insgesamt 14 Tabellen).
Auf SharePoint-Seite sind bestimmte Dateitypen oder -namen (z. B. desktop.ini, .ds_store, Thumbs.db) gemäß der SharePoint-Dokumentation vom Backup ausgeschlossen.
Wie oft wird das Backup durchgeführt?
Unmittelbar nach dem Einschalten wird ein vollständiges Backup durchgeführt. Je nach Umfang Ihrer Office-Daten kann dies mehrere zehn Stunden dauern.
Anschließend wird wöchentlich eine partielle (differenzielle) Sicherung aller neuen und geänderten Dokumente in SingleCase durchgeführt. Diese wird nachts am selben Tag gestartet, an dem Sie die Sicherung aktiviert haben. Wenn Sie die Sicherung beispielsweise am Donnerstag aktiviert haben, wird jeden Donnerstag nach Mitternacht eine partielle Sicherung durchgeführt.
Die Metadatensicherung wird wöchentlich vollständig durchgeführt.
Wie führe ich eine vollständige und eine partielle Sicherung zusammen?
Sie müssen nichts zusammenführen, alles geschieht automatisch, da partielle Sicherungen am selben Ort wie die vollständige Sicherung erstellt werden. So halten wir immer eine Sicherung auf Ihrem Speicherort, die maximal eine Woche alt und sofort einsatzbereit ist.
Wo finde ich die Sicherung?
Wir sichern auf einer Site in SharePoint namens SC-Backup, die Sie beim ersten Backup erstellen. Den Link zur SharePoint-Site finden Sie immer direkt in der SingleCase-Administration auf der Backup-Seite.
Woher weiß ich, dass die Sicherung erfolgreich war?
Informationen über jede erfolgreiche Sicherung werden allen Benutzern in der Manager-Rolle per E-Mail zugesandt.
Wie erfahre ich, wie viele Daten ich sichern muss?
Sie finden die Informationen direkt in der Administration unter „Einstellungen“ > „Backup“ (siehe Screenshot ganz oben). Die Informationen werden täglich aktualisiert.
Wie funktioniert die Sicherung von Dokumentversionen?
Eine Teilsicherung sichert immer neue und geänderte Dokumente seit der letzten Sicherung. Wie Sie wahrscheinlich wissen, wird jedes Mal, wenn ein Dokument in SingleCase hinzugefügt oder geändert wird, eine neue Version erstellt. Und diese neuen Versionen der letzten Woche (oder seit der letzten Sicherung) werden gesichert.
Da SharePoint, wie SingleCase, die Dokumentversionierung unterstützt, finden Sie keine doppelten Dokumente in der Sicherung. Stattdessen werden ältere Versionen von Dokumenten in SingleCase in den Dokumentversionsverlauf auf SharePoint aufgenommen. Bitte beachten Sie, dass die Dokumentversionsnummern in SharePoint und SingleCase möglicherweise nicht übereinstimmen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass die Versionssicherung erst nach der ersten Vollsicherung durchgeführt wird, bei der in SharePoint immer die aktuellen Dokumentversionen als Version 1 gesichert werden (Versionen, die vor der Aktivierung der Sicherung erstellt wurden, werden nicht rückwirkend gesichert).
Wie steht es um die Backup-Sicherheit?
Einer der Gründe, warum wir uns für SharePoint als Backup-Lösung entschieden haben, ist die Sicherheit der gespeicherten Daten. Die Daten sind vollständig von anderen Daten Ihrer Nutzer (z. B. denen in deren OneDrive) getrennt. Standardmäßig hat niemand außer dem Administrator (dem sogenannten globalen Administrator) Ihrer Microsoft-Dienste Zugriff auf die Backup-Site. Dieser kann den Zugriff jedoch selbstverständlich auf andere Personen erweitern.
Um sicherzustellen, dass niemand versehentlich oder absichtlich Backups in der Administration aktiviert (auf die normale Nutzer natürlich keinen Zugriff haben), wird bei jeder Aktivierung eines Backups eine E-Mail an alle Nutzer in der Manager-Rolle gesendet.
Habe ich in meinem Microsoft-Konto Zugriff auf SharePoint?
Der SharePoint-Dienst ist in allen Microsoft 365 Business-Plänen enthalten. Wenn Sie also Microsoft-Dienste (OneDrive, Office-Anwendungen) nutzen, ist dies mit ziemlicher Sicherheit der Fall.