Um zu erfahren, wie regelmäßige Backups funktionieren, lesen Sie zunächst diesen Artikel.
Wenn Sie globaler Administrator (oder Anwendungsadministrator) für Ihr Microsoft-Konto sind, können Sie Backups gemäß den folgenden Anweisungen aktivieren. Andernfalls erstellen Sie am einfachsten ein Administratorkonto in SingleCase für ihn. Dies ist ebenfalls in dieser Anleitung beschrieben.
1. Klicken Sie unter „Einstellungen“ -> „Backup“ -> „Regelmässige Sicherungen auf SharePoint“ auf den Schieberegler.
2. Sie werden automatisch auf die Microsoft-Seite weitergeleitet, wo Sie sich mit einem Konto mit Administratorrechten anmelden.
3. Anschließend werden Sie aufgefordert, den Berechtigungen für die SingleCase-Anwendung zuzustimmen. Stimmen Sie zu.
Hinweis: Wenn Sie sich im vorherigen Schritt nicht mit Administratorrechten angemeldet haben, können Sie in diesem Schritt Ihren Administrator um Erlaubnis bitten.
4. Nach Ihrer Zustimmung werden Sie zurück zur SingleCase-Administration geleitet. Dort wird eine Sicherheitswarnung an alle Kollegen in der Manager-Rolle gesendet. Gleichzeitig wird die erste Sicherung gestartet.
5. Nach der ersten (und jeder weiteren) Sicherung wird eine Benachrichtigung über den erfolgreichen Abschluss der Sicherung an dieselben Empfänger gesendet, zusammen mit einem direkten Link zum Repository. Derselbe Link wird nun in der Administration zusammen mit dem Datum der letzten Sicherung angezeigt.
6. Standardmäßig ist der Zugriff auf die Sicherungswebsite nicht freigegeben – auch nicht für den Benutzer, der die Sicherungen aktiviert hat. Wenn beim Öffnen des SharePoint-Website-Links die Meldung „Sie benötigen eine Berechtigung für den Zugriff auf diese Website" (Zugriff verweigert) angezeigt wird, müssen die betreffenden Benutzer als Mitglieder der Website hinzugefügt werden.
Dieser Schritt muss von einem SharePoint-Administrator durchgeführt werden (in der Regel der globale oder Anwendungsadministrator Ihres Microsoft-Kontos) – nur dieser hat Zugriff auf das SharePoint Admin Center. Falls Sie diese Rolle nicht haben, bitten Sie Ihren IT-Administrator, Sie hinzuzufügen.
a. Öffnen Sie das SharePoint Admin Center → Websites → Aktive Websites.
b. Wählen Sie die Sicherungswebsite aus (z. B. „SingleCase Backups").
c. Öffnen Sie die Registerkarte Mitgliedschaft → Mitglieder → Mitglieder hinzufügen und fügen Sie sich selbst sowie alle Kolleginnen und Kollegen hinzu, die Zugriff auf die Sicherungen haben sollen. (Für Kollegen, die die Sicherungen nur ansehen müssen, genügt die Leseberechtigung / die Rolle „Besucher".)
Hinweis: Auf Microsoft-Seite kann die Zuweisung der Berechtigungen einen Moment dauern (in der Regel einige Minuten, in Ausnahmefällen bis zu einer Stunde), bis der Zugriff wirksam wird. Danach können Sie die Website ohne Fehlermeldung öffnen.