Chers nouveaux utilisateurs, bienvenue sur SingleCase !
Nous allons vous présenter les bases de SingleCase en quelques minutes. Si vous êtes bloqué quelque part, vous pouvez nous contacter à tout moment via le chat d’assistance client situé en bas à droite ou par email à l’adresse support@singlecase.cz.
Page d’accueil de SingleCase
Sur la page d’accueil, vous pouvez vérifier si vous avez enregistré du travail pour les jours précédents, voir les tâches à venir, les échéances ou les documents que vous avez consultés dernièrement. Sur le côté gauche, dans la colonne noire, vous trouverez vos Dossiers actifs (ceux sur lesquels vous travaillez) et Autres Dossiers (ceux auxquels vous avez accès mais que vous ne gérez pas).
1. Ce qu’il faut configurer pour utiliser pleinement SingleCase
Pour travailler avec des documents dans SingleCase, nous devons établir une connexion avec votre MS Office. Nous devons nous connaître mutuellement !
Vous aurez besoin de deux éléments :
Avoir la dernière version de notre application de bureau installée. Elle peut déjà être installée sur votre ordinateur grâce à votre service informatique (vous la trouverez dans le menu Démarrer), ou vous pouvez l’installer vous-même.
Lancer l’application de bureau et lier SingleCase à MS Office en double-cliquant sur n’importe quel fichier dans SingleCase.
2. Rechercher le bon dossier
Dans la barre latérale gauche, la section Mes Dossiers affiche tous les dossiers auxquels vous êtes assigné en tant que membre actif de l’équipe. Vous pouvez rechercher un dossier par son nom, son numéro, le nom du client ou de la partie adverse, ou encore par son numéro d’identification.
Au bas de la barre latérale, la section Autres Dossiers contient tous les dossiers actifs de votre entreprise auxquels vous avez accès dans le cadre de votre rôle. Vous pouvez rechercher ces fichiers de la même manière que les vôtres.
Note : Si vous ne parvenez pas à accéder à un dossier, il est probable que vous n’y soyez pas assigné.
3. Téléchargement de documents
Besoin de télécharger des documents dans SingleCase ? Il existe plusieurs façons de procéder :
Glisser-déposer : faites simplement glisser des fichiers ou des dossiers de votre bureau vers SingleCase.
Uploader : l’Uploader SingleCase est un tunnel dédié qui se crée sur votre bureau lorsque vous ouvrez un premier document. Chaque dossier de SingleCase dispose d’un répertoire dans cet Uploader : glissez-y vos documents, et ils seront automatiquement téléchargés au bon endroit en arrière-plan.
Explorateur : cliquez sur l’icône de nuage dans le dossier pour ouvrir un explorateur classique, où vous pourrez sélectionner les fichiers et dossiers à télécharger.
4. Recherche en texte intégral
SingleCase permet une recherche efficace parmi les documents, mails, notes et tâches. Saisissez simplement votre terme de recherche dans la barre supérieure et appuyez sur Entrée. Vous pouvez affiner les résultats via le menu de recherche avancée en filtrant par client, dossier, auteur, format de document ou encore en définissant une plage de dates.
5. Travailler avec les documents
SingleCase inclut un gestionnaire de fichiers avancé permettant de manipuler efficacement les données des clients. Ce gestionnaire vous permet d’ouvrir des documents, de gérer les versions, d’envoyer des documents par email, de déplacer des fichiers entre différents dossiers, et bien plus encore.
6. Feuilles de temps (Timesheets)
Il existe trois façons principales de signaler le travail effectué dans SingleCase :
La méthode la plus simple consiste à utiliser le bouton + situé dans la barre supérieure, à côté du menu principal. SingleCase remplit automatiquement les détails comme l’activité ou la date, et il ne vous reste plus qu’à indiquer la durée et la description du travail.
7. Travailler avec les emails
Chaque dossier contient une page Courrier du Dossier (Case Mail), où vous pouvez facilement glisser-déposer des emails depuis Outlook. Les pièces jointes des emails glissés sont automatiquement enregistrées dans le dossier Documents du courrier.
Si vous utilisez la synchronisation des emails (Mail Sync), vous verrez un dossier SingleCase dans Outlook, avec des sous-dossiers correspondant à vos fichiers. Vous pouvez déplacer vos emails dans ces dossiers, et ils seront automatiquement téléchargés dans le dossier correspondant de SingleCase.
Vous pouvez également envoyer facilement des documents en les sélectionnant dans le dossier de documents du dossier, en cliquant avec le bouton droit, puis en choisissant l’option appropriée.
Astuce : Chaque dossier dispose de sa propre adresse email, que vous pouvez trouver directement dans la section Case Mail. Si vous ajoutez cette adresse en copie ou copie cachée d’un email envoyé, le message sera automatiquement transféré dans SingleCase, et vos collègues le trouveront dans le courrier du dossier.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre travail avec SingleCase. Et n’oubliez pas, en cas de problème, écrivez-nous via le chat : nous serons ravis de vous aider !
L’équipe SingleCase