V SingleCase máte nově možnost nepracovat na dokumentu sami, ale pozvat přímo do jeho vytváření další kolegy. Tady je stručný návod. Kdybyste si z něj měli odnést jednu jedinou věc, je to tohle: nikdy nevynucujte ukončení spolupráce, pokud vidíte, že na dokumentu pracují další lidé. Víc se dočtete dál.
Vždy se prosím ujistěte, že dokument, na kterém chcete spolupracovat, nemá omezený přístup; všichni uživatelé, kteří chtějí na dokumentu spolupracovat, musí mít tento dokument volně přístupný přímo na one drive/ve wordu, přiřazení na spis v tomto případě nestačí.
Jak otevřít dokument v režimu spolupráce?
Když kliknete na dokument pravým tlačítkem myši, slouží k tomu povel "Spolupráce v reálném čase". Nebo k tomu slouží nová ikona dvou panáčků, kterou jsme přidali na řádek dokumentu.
Spolupráci můžete zahájit i z detailu dokumentu, vedle otevřít přibylo další tlačítko.
Na jakých formátech dokumentů můžu pracovat ve více lidech?
Aktuálně to jde na dokumentech docx, xlsx, pptx a xlsm.
Jak určím, které lidi chci do svého dokumentu pustit?
Při kliknutí na vyvolání spolupráce v reálném čase se ukáže možnost vybrat konkrétní osoby a i přidat poznámku. Vybraným lidem pak přijde email s odkazem na dokument.
Pokud nikoho konkrétního nevyberete, jen klikněte na tlačítko Přeskočit a dokument se otevře rovnou bez zasílání pozvánky kolegům.
Případně můžete kolegy pozvat přímo ve Wordu:
Jak se připojím k dokumentu, kam mě pozval kolega?
Máte 3 možnosti.
Kliknete na odkaz v mailu, který vám přišel.
Když na dokumentu uvidíte symbol, že je otevřený v režimu spolupráce, stačí na něj dvakrát kliknout a systém vám nabídne možnost se připojit. Připojit se můžete vždy, pokud jste mezi uživateli daného spisu.
Do spolupráce se přihlásíte také stejnými tlačítky, kterými se spolupráce inicializuje - tedy kliknutím na ikonu dvou panáčků, pravým tlačítkem nebo z detailu dokumentu.
Jak fungují úpravy dokumentu, když je nás tam víc?
Ve Wordu/Excelu/Powerpointu se automaticky ukládá každá vaše změna. A stejně tak můžete naživo sledovat změny ostatních uživatelů.
Můžete zde najít i podrobnější historii verzí v průběhu jedné otevřené spolupráce a verze porovnat (od iniciování Spolupráce v reálném čase v SingleCase po její ukončení v SingleCase).
Můžete si zobrazit, kteří uživatelé mají dokument otevřený spolu s vámi. Na pozadí se každých 15 minut synchronizují všechny úpravy do SC do jedné poslední verze.
Jak spolupráci ukončím?
Pozor! Zavřením dokumentu se neukončuje režim spolupráce, tím jen ukončíte svojí účast.
Pokud chcete dokument uzavřít i pro ostatní, musíte to udělat ze SingleCase - buď pravým tlačítkem povelem "Ukončit režim spolupráce" nebo tlačítkem v horním pravém rohu na detailu dokumentu.
Chci spolupráci ukončit, v dokumentu ale pořád někdo pracuje. Co s tím?
Pokud má někdo dokument pořád otevřený, budete na to upozorněni, když se spolupráci budete snažit ukončit.
V takovém případě otevřete dokument a podívejte se, kdo v něm edituje a kontaktujete ho. Pokud tenhle krok přeskočíte a ukončení spolupráce vynutíte, riskujete, že uživatelé, kteří v dokumentu pořád jsou, přijdou o své úpravy a změny.
Co když někdo spolupráci ukončí, i když já pořád na dokumentu pracuji?
Na tohle pozor. Pokud nějaký kolega ve spěchu nebo omylem spolupráci ukončí, i když vy stále na dokumentu pracujete a nedá vám vědět, poznáte to následovně: dokument se vás zeptá, zda chcete změny uložit. To znamená, že ztratil spojení s původní verzí, protože jste z ní byl de facto vyhozen. Vy pak musíte dokument uložit na svůj počítač a nahrát sami do SingleCase jako novou verzi.
Dokument jsme tvořili ve více lidech, kdo bude uvedený jako autor?
Jako autor je uvedený uživatel, který provedl poslední změnu v dokumentu předtím, než byla ukončena spolupráce v reálném čase. K takto vytvořené verzi dokumentu se automaticky přidá štítek "Spolupráce", abyste i zpětně věděli, že vás na této verzi pravděpodobně pracovalo víc.
Zapomněli jsme zavřít režim spolupráce, co s tím?
Nic se neděje. Pokud zapomenete zavřít režim spolupráce, otevřená spolupráce v reálném čase se po sedmi dnech, kdy nedojde v dokumentu k žádné změně, sama uzavře.
Otevřeli jste svůj OneDrive a vidíte v něm složku SingleCase co-authoring a v ní soubory
Složka slouží k ukládání souborů, u kterých iniciujete režim spolupráce v reálném čase. Jinými slovy, prvnímu kdo otevře spolupráci v reálném čase nad verzí dokumentu se uloží poslední verze dokumentu do jeho složky SingleCase co-authoring na OneDrive - do tohoto dokumentu se ukládají změny všech uživatelů, kteří se ke spolupráci v reálném čase na tomto dokumentu připojí. Po ukončení režimu spolupráce a nahrání posledních změn do SingleCase se soubor ze složky SingleCase co-authoring přesune do koše, aby vám nezabíral místo na disku.
Prosíme nemažte/nepřesouvejte/nepřejmenovávejte soubory ve složce SingleCase co-authoring na vašem OneDrivu - aktuálně otevřená spolupráce v reálném čase nad touto verzí dokumentu by přestala fungovat jak vám, tak vaším kolegům.