V rámci hlubší integrace s Microsoft nástroji podporujeme také pravidelné týdenní zálohy na SharePoint.
Co vám to přinese:
Automatické zálohy dokumentů a metadat na prostředí mimo SingleCase
Čitelnou zálohu dokumentů ve struktuře složek (Klient -> Spis -> Složky a podsložky spisu)
Zálohování verzí dokumentů, tj. záloha bude do budoucna obsahovat změny dokumentů v průběhu času
Možnost snadné synchronizace zálohy na lokální prostředí díky aplikaci OneDrive (vč. speciálních řešení jako Synology)
Zvýšenou ochranu proti jakýmkoli výpadkům nás jako poskytovatele nebo našich dodavatelů (Amazon AWS)
Funkce pravidelných záloh je zpoplatněna dle našeho ceníku, který naleznete na stránce Nastavení -> Zálohování.
Alternativou je ruční záloha, kterou si můžete kdykoli bezplatně vyžádat na stránce Nastavení -> Zálohování.
Jak zapnout pravidelné zálohy
V administraci SingleCase, na stránce Nastavení -> Zálohování. Postupujete prosím podle našeho detailního návodu.
Co je v záloze obsaženo
V záloze naleznete všechny dokumenty ze spisů rozdělené do složek dle klientů, spisů a podsložek. Dokumenty nejsou zabaleny do ZIP archivu, aby byly okamžitě připraveny k použití.
Dále v ní naleznete metadata, tj. Excelové tabulky s exportem klientů, spisů, výkazů, sazeb, nákladů, pošty, faktur a dalších (celkem 14 tabulek).
Ze zálohy jsou na straně SharePointu vyloučeny specifické typy souborů nebo názvy (např. desktop.ini, .ds_store, Thumbs.db) dle dokumentace SharePointu.
Jak často záloha probíhá
Ihned po zapnutí proběhne plná záloha, jejíž dokončení potrvá v závislosti na rozsahu dat vaší kanceláře jednotky až nízké desítky hodin.
Následně bude každý týden provedena částečná (rozdílová) záloha všech nových a změněných dokumentů v SingleCase. Spustí se v noci stejný den, v jaký jste zálohování zapnuli. Tj. pokud jste například zapnuli zálohování ve čtvrtek, pak bude každý čtvrtek po půlnoci provedena částečná záloha.
Záloha metadat je každý týden provedena plná.
Jak sloučím plnou a částečnou zálohu
Nemusíte nic slučovat, vše se děje automaticky, jelikož částečné zálohy probíhají do stejného místa jako plná. Na vašem úložišti tedy vždy udržujeme zálohu nejvíce týden starou, okamžitě připravenou k použití.
Kde zálohu najdu
Zálohujeme do tzv. webu (anglicky site) na SharePointu s názvem SC-Backup, který si při první záloze založíte. Odkaz na web SharePointu naleznete vždy přímo v administraci SingleCase, stránka Zálohování.
Jak se dozvím, že záloha proběhla
Informace o každé úspěšné záloze bude doručena e-mailem všem uživatelům v roli Manažer.
Jak poznám, jaký objem dat mám k záloze
Informaci se dozvíte přímo v administraci, sekce Nastavení -> Zálohování (viz screen na této stránce). Informace se obnovuje každý den.
Jak funguje zálohování verzí dokumentů
Částečná záloha vždy zálohuje nové a změněné dokumenty od poslední zálohy. Jak zřejmě víte, kdykoli se v SingleCase přidá nebo změní dokument, vznikne jeho nová verze. A právě tyto nové verze za poslední týden (resp. od poslední zálohy) jsou zálohovány.
Tím, že SharePoint podobně jako SingleCase podporuje verzování dokumentů, nenajdete v záloze dokumenty duplikovány. Místo toho budou starší verze dokumentů v SingleCase obsaženy v Historii verzí dokumentu na SharePointu. Pozor, čísla verzí dokumentů na SharePointu a v SingleCase si nemusí odpovídat. Zejména je to proto, že zálohování verzí probíhá až po provedení první plné zálohy, která v SharePointu vždy zazálohuje aktuální verze dokumentů jako verzi 1 (verze vzniklé před zapnutím zálohování nejsou zálohovány zpětně).
Jak je to s bezpečností záloh
Jedním z důvodů, proč jsme si k záloze vybrali právě SharePoint, je bezpečnost uložených dat. Data jsou v něm totiž zcela odděleny od jiných dat Vašich uživatelů (např. těch, které mají uloženy ve svém OneDrive). Ve výchozím stavu nemá k zálohovacímu webu přístup nikdo mimo administrátora (tzv. globálního správce) Vašich Microsoft služeb. Ten však samozřejmě může přístup rozšířit ostatním.
Abyste měli jistotu, že nikdo omylem nebo záměrně zálohy nezapne v administraci (do které samozřejmě běžní uživatelé přístup nemají), je při každé aktivaci zálohování odeslán e-mail všem uživatelům v roli Manažer.
Mám ve svém Microsoft účtu přístup k SharePointu?
Služba SharePoint je součástí všech plánů Microsoft 365 Business. Pokud tedy využíváte Microsoft služby (OneDrive, Office aplikace), pak téměř určitě ano.