Chcete-li se dozvědět o tom, jak pravidelné zálohy fungují, přečtěte si nejprve tento článek.
Jste-li globálním správcem (příp. aplikačním) u vašeho Microsoft účtu, můžete zapnout zálohy dle návodu níže. Pokud jím nejste, nejjednodušší cestou je založit mu administrátorský účet v SingleCase, s čímž počítá i tento návod.
1. Na stránce Nastavení -> Zálohování -> Pravidelné zálohy na SharePoint klikněte na přepínátko.
2. Bude automaticky přesměrováni na stránku Microsoft, kde se přihlaste účtem s právy správce.
3. Následně vás systém vyzve k souhlasu s oprávněním pro aplikaci SingleCase. Souhlas udělte.
Poznámka: Pokud jste se v minulém kroku nepřihlásili právy správce, je možné v tomto kroku o souhlas vašeho správce požádat.
4. Po udělení souhlasu budete přesměrováni zpět do administrace SingleCase. V tomto okamžiku odchází bezpečnostní upozornění všem kolegům v roli Manažer. Zároveň je spuštěna první záloha.
5. Po vytvoření první (a každé další) zálohy je stejným adresátům zaslána notifikace na úspěšné dokončení zálohy spolu s přímým odkazem na úložiště. Stejný odkaz je nyní zobrazen i v administraci, spolu s datumem poslední provedené zálohy.
6. Ve výchozím stavu není přístup k zálohovacímu webu sdílen — a to ani uživateli, který zálohy zapnul. Pokud se po prokliknutí na odkaz webu SharePointu zobrazí hláška „Pro přístup k tomuto webu potřebujete oprávnění" (Access Denied), je potřeba přidat příslušné uživatele jako členy webu.
Tento krok musí provést správce SharePointu (zpravidla globální nebo aplikační správce vašeho Microsoft účtu) — pouze ten má přístup do Centra pro správu SharePointu. Pokud jím nejste, požádejte o přidání svého IT správce.
a. Otevřete Centrum pro správu SharePointu → Weby → Aktivní weby.
b. Vyberte web se zálohami (např. „SingleCase Backups").
c. Přejděte na záložku Členství → Členové → Přidat členy a přidejte sebe i všechny kolegy, kteří se k záloze mají dostat. (Kolegům, kteří potřebují zálohy pouze prohlížet, stačí přidat oprávnění ke čtení / roli Návštěvník.)
Poznámka: Na straně Microsoftu může přidělení oprávnění chvíli trvat (zpravidla několik minut, výjimečně až hodinu), než se přístup projeví. Po této době se na web dostanete bez chybové hlášky.