In SingleCase, you now have the option not to work on the document just by yourself, now you can invite other colleagues directly into its editing. Here is a brief guide. If you were to take one thing away from it, it's this: never force a collaboration to end if you see other people working on the document. Read more below.
How do you do that?
When you right-click on a document, you can use the "Real-time collaboration" command.
You can also start collaboration from the document detail, there is an additional button next to open.
What document formats can I work on with multiple people?
Currently it works on docx, xlsx, pptx . And we are investigating the possibility to add documents with macros.
How do I determine which people I want to let into my document?
When you click on invoke real-time collaboration, it will show the option to select specific people and also add a note. The selected people will then receive an email with a link to the document.
If you don't select anyone in particular, just click on the Send button, an email will come with an invitation to collaborate to all colleagues on the file.
How do I join a document to which a colleague has invited me?
You have 3 options.
Click on the link in the email you received.
When you see the symbol on the document that it is open in collaborative mode, just double click on it and the system will offer you the option to join.
Do spolupráce se přihlásíte také stejnými tlačítky, kterými se spolupráce inicializuje - tedy kliknutím na ikonu dvou panáčků, pravým tlačítkem nebo z detailu dokumentu.
Jak fungují úpravy dokumentu, když je nás tam víc?
Ve Wordu/Excelu/Powerpointu se automaticky ukládá každá vaše změna. A stejně tak můžete naživo sledovat změny ostatních uživatelů.
Můžete zde najít i podrobnější historii verzí v průběhu jedné otevřené spolupráce a verze porovnat (od iniciování Spolupráce v reálném čase v SingleCase po její ukončení v SingleCase).
Můžete si zobrazit, kteří uživatelé mají dokument otevřený spolu s vámi. Na pozadí se každých 15 minut synchronizují všechny úpravy do SC do jedné poslední verze.
Jak spolupráci ukončím?
Pozor! Zavřením dokumentu se neukončuje režim spolupráce, tím jen ukončíte svojí účast.
Pokud chcete dokument uzavřít i pro ostatní, musíte to udělat ze SingleCase - buď pravým tlačítkem povelem "Ukončit režim spolupráce" nebo tlačítkem v horním pravém rohu na detailu dokumentu.
Chci spolupráci ukončit, v dokumentu ale pořád někdo pracuje. Co s tím?
Pokud má někdo dokument pořád otevřený, budete na to upozorněni, když se spolupráci budete snažit ukončit.
V takovém případě otevřete dokument a podívejte se, kdo v něm edituje a kontaktujete ho. Pokud tenhle krok přeskočíte a ukončení spolupráce vynutíte, riskujete, že uživatelé, kteří v dokumentu pořád jsou, přijdou o své úpravy a změny.
Co když někdo spolupráci ukončí, i když já pořád na dokumentu pracuji?
Na tohle pozor. Pokud nějaký kolega ve spěchu nebo omylem spolupráci ukončí, i když vy stále na dokumentu pracujete a nedá vám vědět, poznáte to následovně: dokument se vás zeptá, zda chcete změny uložit. To znamená, že ztratil spojení s původní verzí, protože jste z ní byl de facto vyhozen. Vy pak musíte dokument uložit na svůj počítač a nahrát sami do SingleCase jako novou verzi.
Dokument jsme tvořili ve více lidech, kdo bude uvedený jako autor?
Jako autor je uvedený uživatel, který provedl poslední změnu v dokumentu než byla ukončena spolupráce v reálném čase. K takto vytvořené verzi dokumentu se automaticky přidá štítek "Spolupráce", abyste i zpětně věděli, že vás na této verzi pravděpodobně pracovalo víc.
Zapomněli jsme zavřít režim spolupráce, co s tím?
Nic se neděje. Pokud zapomenete zavřít režim spolupráce, otevřená spolupráce v reálném čase se po sedmi dnech, kdy nedojde v dokumentu k žádné změně, sama uzavře.