Funkce hlídání rozpočtů v systému SingleCase umožňuje efektivní řízení budoucí fakturace v případech, kdy jste s klientem domluveni na celkovém nebo dílčím rozpočtu nebo cenovém stropu.
Jako uživatelé můžete snadno přidávat nové rozpočty, vykazovat do nich čas a sledovat se blížící se vyčerpání rozpočtů. Funkce také podporuje automatické rozdělení výkazů do skupin při fakturaci - pomůže vám tedy i s tvorbou přílohy pro klienta.
Nastavení rozpočtů
V nastavení každého spisu, za nějž jste odpovědný (například jako manažer nebo koordinátorka), sekci Účtování můžete nyní zvolit Typ účtování Dle rozpočtu (místo výchozího Hodinová sazba podle rolí).
Po pravé straně následně uvidíte správu rozpočtů. Můžete zde:
Přidat jeden nebo více rozpočtů (nastavíte jim jméno a cenu/cap).
Označovat stávající rozpočty příznakem "Hotovo" přes tužtičku (tím se rozpočet přestane nabízet při vykazování).
Založit rozpočet bez ceny (např. pro vícepráce, průběžnou práci mimo rozpočet aj.)
Nový typ účtování nezapomeňte uložit - tlačítkem Uložit vpravo dole pod sazbami.
Vykazování - nucená volba rozpočtu
Od chvíle, kdy nastavíte první rozpočet na spisu, budou muset uživatelé vybrat při vykazování aktivitu. Oproti běžným spisům nebude k dispozici obecný seznam (např. výchozí Ostatní), ale pouze nastavené rozpočty.
Myslete na to už při nastavení rozpočtů - pokud chcete umožnit na daném spisu vykázat mimo rozpočet, založte si jeden speciální bez ceny, např. s názvem Průběžná práce na spisu.
Vykazování - upozornění na blížící se vyčerpání rozpočtu
Při zadávání výkazu se objeví upozornění na blížící se vyčerpání rozpočtu, a to ihned po přepnutí aktivity na příslušný rozpočet. Objeví se oranžová barva, pokud je rozpočet blízko vyčerpání, a červená, pokud je již překročen.
Hlídání rozpočtů na stránce K fakturaci
U rozpočtových spisů se objeví dodatečné řádky s indikací čerpání rozpočtů.
První částka indikuje aktuální hodnotu výkazů k fakturaci dle hodinové sazby, druhá následně zbývající částku rozpočtu.
Barevně jsou odlišeny rozpočty podle stavu:
Zelená: neblíží se vyčerpání rozpočtu
Oranžová: blíží se vyčerpání (nad 70%)
Červená: překročeno
Rozpočty bez capu/ceny obsahují jen aktuální hodnotu výkazů.
Zobrazují se vždy jen rozpočty s alespoň jedním výkazem.
Průběžně fakturované rozpočty
Mysleli jsme samozřejmě i na situaci, kdy daný rozpočet fakturujete průběžně. Na stránce K fakturaci to poznáte tak, že se u daného řádku objeví jak zbývající cena rozpočtu, tak cena původní.
Example: s klientem z veřejného sektoru jste uzavřeli smlouvu na rok s cenovým stropem 1.200.000,-. Každý měsíc fakturujete o něco více než 100.000,-. V říjnu již stránka K fakturaci indikuje zbývající rozpočet 150.000,-, který dává tušit, že dojde přečerpání ještě před koncem roku.
Příprava fakturace
V přípravě fakturace jsou výkazy jsou automaticky rozděleny do skupin podle rozpočtů. Zejména pokud máte na daném spisů rozpočtů více, nemusíte z popisků složitě odhadovat, co do kterého patří.
Výkazy můžete samozřejmě dále upravovat, navyšovat nebo snižovat fakturované hodiny a výkazy mezi jednotlivými rozpočty přesouvat. Hodiny dokonce můžete z rozpočtů odstranit a fakturovat je mimo ně. Systém automaticky přepočítává zbývající ceny rozpočtů, které si můžete snadno zkontrolovat přímo na stránce přípravy fakturace (zbývající cena rozpočtu již zde reflektuje aktuální fakturaci).
Pozor, automaticky vytvořené skupiny můžete přejmenovat, ale nemažte je - ledaže byste chtěli výkazy v nich obsažené fakturovat mimo rozpočet.
💡 Tipy na závěr
1) Rozpočty bez ceny můžete využít také např. pro automatické rozdělení výkazů na Zadavatele - výrazně se vám následně ulehčí příprava fakturace. Uživatelé nebudou muset zadávat zadavatele do popisků.
2) Nebojte se časových rozpočtů - máte-li s klientem domluvený rozpočet platný 12 měsíců, indikujte toto v názvu rozpočtu (např. Budget květen 2024 - duben 2025). Na konci období jej však nezapomeňte označit příznakem "Hotovo", k automatické deaktivaci nedojde.
3) Založte si rozpočet Vícepráce (opět bez udání ceny), pokud chcete klientovi průběžně rozdělovat práci mezi domluvené zadání a cokoli, co jde nad jeho rámec. Ušetříte si tak složité diskuze v okamžiku vyčerpání původního budgetu.
4) Pokud chcete klienta průběžně informovat o zbývající částce daného rozpočtu, snadno si můžete překopírovat částku ze sekce "Nevyčerpané částky rozpočtů" např. do názvu fakturační skupiny nebo souhrnu pro klienta.