Funkce Týmy uživatelů umožňuje jednoduše spravovat skupiny uživatelů, kteří společně pracují na jednotlivých spisech. Namísto přidávání uživatelů jednotlivě můžete přiřadit celý tým, čímž ušetříte čas a zajistíte, že všichni členové mají přístup ke stejným spisům.
Kde funkci najdete?
Funkci Týmy najdete v uživatelském nastavení vašeho účtu. Stačí kliknout na Menu (vaše jméno v pravém horním rohu aplikace) a zvolte možnost Nastavení. Poté zvolte záložku Uživatelé a sekci Týmy najdete na spodní straně stránky. Funkci aktivujete zaškrtnutím políčka Aktivovat týmy uživatelů.
Jak přidat nový tým?
Vyplňte jméno týmu a zvolte barvu pro snadnější rozlišení v přehledech.
Klikněte na tlačítko Přidat.
Přes ikonu tužky lze upravit jméno týmu a také barva. Pomocí ikony aktovky lze poté nastavit přístup k jednotlivým spisům pro celý tým, jak jste zvyklí u uživatelů. Stisknutím ikony koše tým smažete.
Jak přiřadit tým k uživateli?
V seznamu uživatelů klikněte na ikonu osoby vedle ikony aktovky.
V poli Týmy zvolte název týmu, který chcete uživateli přiřadit.
Po zvolení týmu se změna automaticky uloží.
Jak přidat tým ke spisu?
Tým lze přidat ke spisu stejně jako běžného uživatele:
Otevřete nastavení spisu.
Přidejte tým do pole Uživatelé na spisu.
Všichni členové daného týmu tak automaticky budou přiřazeni k tomuto spisu.
Například:
Pokud máte tým ABC s 5 uživateli a přidáte tým ABC ke spisu, bude to stejné, jako kdybyste ručně přidali všech 5 uživatelů jednotlivě.
Kdy je používání týmů užitečné?
Funkce Týmy je velmi užitečná například při:
Nastavování přístupů pro nové kolegy
Správě větších skupin uživatelů
Zajištění konzistence přístupů napříč spisy
Stačí novému uživateli přiřadit odpovídající tým a uživatel bude automaticky přiřazen ke všem spisům, kde je tento tým přidán.