V tomto článku je popsaný navrhovaný pracovní postup pro práci s Datovkou. S Datovkou můžete pracovat podle návodu nebo se interně domluvit na vlastním postupu a článek tak může sloužit k inspiraci.
Navrhovaný proces v SC:
Uživatelé, kteří vybírají Datovku (např. recepce), tak mají nainstalovanou Datovku a v ní přidané všechny účty
Výběr dat. schránek probíhá přímo v Datovce (po jedné schránce nebo hromadně).
Dá se nastavit, že jen část schránek bude vybírána hromadnou akcí Synchronizovat účty. Tzn. např. 30 účtů, které nejsou tak citlivé, se mohou vybírat jednou akcí, zbylých 10 ručně schránka po schránce.
Všechny zprávy, které v sobě mají identifikátory (spis. značka, číslo jednací), které odpovídá spis. značce spisu v SingleCase, se automaticky přiřadí do spisu
Nepřiřazené zprávy se dají připojit ke konkrétnímu spisu funkcí “Odeslat do spisové služby.
Automaticky se přitom rozbalí do pošty spisu jak dokumenty, tak se vyčtou datumy a dá se stáhnout zdroj zprávy/doručenka v ZFO.
KONTROLA 1: Odpovědná osoba si projde účty v Datovce a zkontroluje si podle ikonky v seznamu zpráv, že jsou všechny zařazeny.
KONTROLA 2: Auditní modul Datovky v SingleCase, který na jednom místě sčítá všechny nepřečtené a nezaložené zprávy, nachází se na Přehledu pošty.
Při přiložení datovky do spisu se dají automaticky nastavit notifikace na všechny právníky na spisu - přijde not. e-mail vč. jmen dokumentů, předmět zprávy, odesilatele. Nahráné zprávy naleznete v Poště spisu.
V přehledu pošty má nyní ke zprávám přístup další část uživatelů (např. partneři aj., můžou kontrolovat přiřazení ke spisu, ale i stav řešení - viz níže)
U zpráv můžete zaznamenávat jejich stavy. Kanceláře většinou používají 2 stavy na příchozí poštu: Nové (systém přiřadí automaticky při vložení), Zpracováno (nastavuje odpovědná osoba nebo zpracovat Datovky).
TIP: dají se vyfiltrovat všechny příchozí DZ ve stavu Nové (měl by být prázdný až na nově přijaté zprávy)
U zpráv můžete zaznamenávat jejich odp. osobu. Pokud ji zvolíte, pak uživateli přijde notifikace do e-mailu a je nastaven ve sloupci Přiřazeno v přehledu pošty. Všichni uživatelé vidí v přehledu pošty na ně přiřazené zprávy (i např. koncipienti aj.)
Přímo z přehledu pošty se dá založit lhůta, která se následně s danou zprávou spáruje a bude vidět přímo z detailu lhůty.
KONTROLA: všechny zpracované zprávy mají v přehledu pošty přiřazeny nějakou událost (lhůtu, úkoly)
Následně již dle stávajícího procesu řízení přes lhůty ve spisu, které notifikují, upozorňují na datum vyřízení aj.